Aprendendo a dominar seu fluxo de trabalho e a ser mais produtivo
“No meio das dificuldades, encontra-se a oportunidade.” – Albert Einstein
A produtividade pessoal é um tema que aflige muitos profissionais e com a aceleração digital e as novas formas de trabalhar, principalmente o trabalho remoto, assim como o movimento nascente “Officeless” vem ganhando força durante a pandemia.
Baixa produtividade no Home Office
Fazer uma boa gestão do tempo, a disciplina e o foco na execução, tem sido um desafio comum principalmente em tempos de “home office”, com a exposição a múltiplos estímulos no lar.
Quem não faz sua lista de tarefas para o dia, para a semana e ao encerrar a jornada de trabalho notamos que ficamos com muita coisa por fazer. Muitas vezes nos comprometemos com prazos que não conseguimos cumprir.
Ao mesmo tempo que tudo parece ter se tornado mais rápido e prático, a sensação de que não há horas o suficiente no dia para realizar todas as tarefas é sentida por profissionais das mais diferentes áreas, gerando prejuízos no trabalho, além do aumento do estresse por conta da sensação de sobrecarga e a pressão do prazo.
Como reagimos quando nossa produtividade diminui?
A alteração da rotina de trabalho e a pressão provocada pela velocidade e o cumprimento de prazos de uma forma única, pois temos o nosso perfil de personalidade e estilo comportamental. Alguns estilos têm uma tendência a serem mais organizados, metódicos e disciplinados e outros são mais flexíveis e exploram opções. Por isso não há um método que funcione de forma eficaz para todos.
Existem soluções que podem ajudar e tudo começa com o autoconhecimento e conhecer métodos, softwares, apps e escolher aquele que temos mais afinidade e praticá-lo de forma contínua e sistemática na organização do fluxo e gestão do trabalho.
A Técnica Pomodoro, de Francesco Cirillo, traz outra opção de gerenciamento de tempo, que trabalhamos com um ebook da ESSERE e você pode fazer um download deste ebook que mostra como é a técnica e inclui dicas de apps.
Vamos neste artigo explorar a metodologia GTD – Getting Things Done, apresentada no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen.
Desta forma, quem adota essa metodologia pode administrar melhor suas demandas e prioridades, evitando o estresse de sentir-se improdutivo ou desorganizado, podendo render duas vezes mais.
PASSO A PASSO DE COMO UTILIZAR O MÉTODO GTD
Cada passo pode ser considerado um hábito em si.
Alta performance é obtida quando conseguimos colocar todos os 5 passos em prática.
Geralmente as pessoas dão muita atenção a tarefas pouco importantes e muito pouca atenção aos objetivos críticos.
A essência dessa metodologia é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade.
Você precisa seguir 5 passos para fazer as coisas acontecerem:
Dica: leia o tópico e já pratique a ação descrita nele. Assim você vai aprender melhor. Então vamos lá!
As cinco etapas
1. Capturar
Capturar tudo o que precisa ser feito agora, mais tarde ou em algum momento no futuro através de um sistema de confiança lógico e organizado que registre tudo fora de sua própria memória, para que você não tenha que pensar sobre essas questões até que esteja pronto para tal.
Essa primeira lista é chamada de “Caixa de Entrada”.
O que vai na lista Caixa de Entrada? TUDO.
Essa lista serve para você tirar o que está na sua cabeça e, com isso, ganhar mais tranquilidade, pois tudo o que precisa ser feito ou que você pretende fazer estará lá.Nesta etapa você pode usar um gerenciador de tarefas há apps gratuitos como o Todoist (disponível para Android e IOS).
2. Esclarecer – Processar
Discipline-se! agora você vai pegar toda essa lista e “processar” ela, ou seja, analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que fazer com elas.
Para cada uma, você poderá “tomar uma ação” ou “não fazer nada”.
Para os itens que não demandam ação, você irá:
- Descartar aquilo que, na verdade, você sabe que não vai fazer e só coletou no calor do momento;
- Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” os projetos que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo almoçar no restaurante X, aprender a tocar Harpa, etc );
- Colocar em uma outra lista de Referências tudo aquilo que você quer guardar para consultar no futuro. Pode ser assistir algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…)
Para os itens que demandam ação você irá:
Criar uma nova lista e se alguma tarefa leva menos de dois minutos, não espere. Faça já e elimine-a de uma vez.
Agora, se a tarefa requer mais de 2 minutos, você tem três opções:
- Delegar a tarefa para a pessoa responsável.
- Agendar a realização: marque o dia e horário específicos para a realização daquela tarefa.
Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.
3. Organizar
Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas. Alguns exemplos de contextos:
- Trabalho
- Pessoal
- Viagem
Coloque na lista Trabalho tudo relacionado a sua vida profissional. Na pasta Pessoal inclua todas as atividades e/ou projetos pessoais. E assim por diante.
Isso vai deixar as coisas mais fáceis de serem encontradas e facilitará que você verifique o que precisa ser feito em cada um dos contextos.
4. Revisar
Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana; de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.
Dica: Para você realmente garantir que vai fazer a revisão, agende ela no seu calendário. Use as ferramentas disponíveis no google e sincronize com o seu celular.
5. Agir
Nada vai adiantar se você não fizer as tarefas. Por isso, faça as tarefas, conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.
Com isso, você vai se tornar uma máquina de produtividade.
A utilização do Método GTD no dia a dia garante mais clareza de pensamento, maior eficiência, produtividade e tomadas de decisões mais certeiras.
CONCLUSÃO
Para ser eficiente, tente gerir os compromissos de forma adequada, não prometendo demais e sem aumentar o estresse. Siga estes três princípios:
1. Se algo estiver inacabado, retire-o da sua mente – Insira-o em um sistema de ações confiável, ou “ferramenta de captura”, que facilite o acesso quando for oportuno.
2. Saiba exatamente quais compromissos você assumiu – Saiba com exatidão o que tem que fazer para honrar cada compromisso.
3. Depois de decidir quais ações devem ser executadas, estabeleça um sistema de lembretes
– Revise seus lembretes regularmente para manter-se a par.
O GTD é um conjunto de hábitos e hábitos levam tempo para serem formados e precisam ser repetidos sistematicamente para serem incorporados em seu repertório de comportamentos. Por isso não acreditamos que haja atalhos para mudanças importantes. Quanto mais tempo você investir na prática de cada etapa, mais chance terá de se beneficiar do método.
Dica final: Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, nós sugerimos que você melhore cada um dos seus passos aos poucos e crie um hábito de cada vez, sempre partindo para o próximo. O objetivo do método é fazer você focar no trabalho que importa e acabar com sua procrastinação. Em caso de dúvida, sempre repense se aquela atividade que você está fazendo é realmente importante para atingir seus objetivos. Isso é Get Things Done criando (criado) por David Allen.
A ESSERE trabalha com projetos para transformação organizacional, liderança autêntica e mudança de hábitos. Utilizamos a metodologia FTCE – Transformar, Construir e Evoluir, cocriando uma jornada de aprendizagem conectada com a realidade. Somos especialistas na aplicação da psicologia positiva no ambiente corporativo, com uso de ferramentas online e programas de bem-estar.
Tema: O método GTD – A arte de fazer acontecer
Subtemas: Aprendendo a dominar seu fluxo de trabalho e a ser mais produtivo
Objetivo: Apresentar a essência do método GTD apresentado no livro A arte de fazer acontecer. Considerado um método aplicável e útil na produtividade pessoal, contribuindo também para reduzir a sensação de sobrecarga e estresse com tantas atividades.
Fontes: Livro: A Arte de Fazer Acontecer. A Arte da Produtividade sem Estresse. (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) -David Allen. Editora Sextante.
